Como usar uma planilha de gastos empresariais na gestão financeira

A organização financeira é o primeiro passo para uma empresa alcançar o sucesso. Quando a gestão é feita apenas “de cabeça”, porém, a empresa pode ir na contramão dos seus objetivos.

É por isso que o setor financeiro precisa de ferramentas que facilitem seu controle. A planilha de gastos empresariais é um desses recursos. Mas como, afinal, montá-la de forma eficiente? Vamos explorar!

O que você precisa saber sobre planilha de gastos empresariais 

Uma planilha de gastos empresariais tem a função de contribuir na gestão financeira da empresa. Através dela, é possível acompanhar todas as despesas e entradas, período a período, e ter um maior controle do orçamento como um todo. Existem diversos tipos de planilha, dedicadas a gastos específicos que uma empresa pode ter, como:

• Gastos fixos: neste tipo de planilha, são registrados os gastos que a empresa já tem previsibilidade de ocorrer, como aluguel, água, energia, internet, salários, seguros, combustível e demais serviços contratados.  
  
  
• Fornecedores: como uma empresa utiliza de diversos fornecedores diferentes, é provável que cada um deles conte com um prazo de recebimento e um valor específico. A planilha ajuda a organizar tudo isso e não deixar nada em atraso. 
  
  
• Matéria-prima: necessária para o monitoramento de custos, estoques e consumos de materiais que são utilizados na produção.
  
  
• Envios: a logística também faz parte dos gastos de uma empresa. A planilha permite monitorar os custos de frete, transporte, embalagens, distribuição de produtos, dentre outros detalhes do planejamento operacional logístico. 

Como montar uma planilha de gastos empresariais?  

A planilha de gastos empresariais precisa conter informações que são realmente importantes para a empresa. Por exemplo, se o modelo de negócio é 100% físico, não tem motivo para montar uma planilha de custos logísticos, certo?

Para ajudar, o passo a passo para montar planilhas eficientes é:
 

1. Defina categorias de gastos e receitas

Defina quais gastos são parte da empresa e crie uma aba para cada um deles. Crie um espaço também para os valores que entram no caixa.

2. Separe por períodos 

Organize os registros de acordo com períodos (semana, mês, quinze dias, etc.). Isso ajuda a ter um panorama mais efetivo dos gastos nos períodos anteriores.

3. Insira colunas para data, descrição, valor, forma de pagamento, status

Em cada aba de gastos, insira as colunas mais pertinentes a serem analisadas. Estes campos são fundamentais para que a empresa tenha uma visão mais detalhada de como aconteceu aquele gasto ou de onde veio determinada receita.
 

4. Adicione fórmulas básicas de soma e saldo

As fórmulas de soma e saldo podem ser adicionadas no campo de receita total do período e gasto total do período. Outra dica é criar um campo de “valor total”, com uma fórmula de subtração entre receita total e gasto total, assim, os gestores terão o valor restante do período.

5. Crie uma aba ou gráfico de resumo mensal

É possível extrair um relatório financeiro a partir das planilhas de forma automática, o que ajuda na visualização da saúde financeira da empresa.
  

6. Automatize a inserção de dados o máximo possível

A automatização da inserção de dados é fundamental para deixar a planilha mais prática e funcional. Procure adicionar listas suspensas, fórmulas automáticas e até mesmo integrações com sistemas e soluções externas.

E se sua planilha de gastos empresariais for sua conta PJ?

Uma planilha de gastos empresariais já é uma ferramenta e tanto, mas, a empresa ainda pode ter mais facilidade na hora de fazer a sua gestão de vendas, gastos e receita pelo app do banco. Parece loucura, mas não é!

Para que esse controle na palma da mão seja possível, é necessário possuir uma conta PJ que ofereça muito mais que ferramentas de transações. No Mercado Pago, sua empresa usufrui de um sistema de gestão completo, além de diversas soluções de pagamento que funcionam de maneira integrada à conta, levando todas as informações de vendas diretamente ao app. E o melhor de tudo? A conta ainda oferece rendimento!

Veja as possibilidades da Conta PJ Mercado Pago:

• Registro de entradas e saídas automaticamente: aconteceu um pagamento ou recebimento na conta PJ? Então essa transação já é lançada de maneira automática, sem que alguém da equipe precise fazer esse registro.
  
  
• Acompanhamento de fluxo de caixa: é possível fazer um acompanhamento real do quanto entrou em caixa e o quanto saiu no período escolhido, ajudando na tomada de decisões.
  
  
• Emissão de relatórios financeiros e boletos: com o sistema de gestão de vendas do Mercado Pago, diversos tipos de relatórios são extraídos automaticamente, sem precisar ficar inserindo dados em planilhas. 
  
  
• Centralização dos recebimentos: Pix, maquininha, checkout online, link de pagamento… com as soluções de pagamento do Mercado Pago, todos os dados ficam registrados na sua conta e podem ser transformados em relatórios de forma automática. 
  
  
• Organizar metas e despesas direto na plataforma: é possível definir metas financeiras e organizá-las por categoria: os Cofrinhos Mercado Pago, que além de ficarem separados da conta principal, ainda oferecem rendimentos.

Otimize sua gestão com uma planilha de gastos empresariais na prática!

A planilha é uma poderosa auxiliar da gestão financeira da empresa.  Mas para quem busca ainda mais praticidade, a conta PJ Mercado Pago, pode fazer total diferença. 

Com o Mercado Pago e uso de dados de forma inteligente, sua empresa caminha rumo ao sucesso financeiro!  

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