6 estratégias para prevenir a cobrança indevida aos seus clientes

Na dinâmica e acelerada rotina empresarial, é inevitável que, em algum momento, sua empresa se depare com desafios e possíveis equívocos que podem colocar em risco seu desenvolvimento, especialmente no que diz respeito às complexidades das interações com os clientes. 

Entre as situações mais críticas podemos destacar as cobranças indevidas, que envolvem a emissão de faturas incorretas, a cobrança de valores extras inadequados e a aplicação de taxas inapropriadas que prejudicam (e muito) o relacionamento com o cliente da sua empresa.

Porém, quando isso acontece de nada adianta perder o controle e buscar um culpado para assumir a responsabilidade. É claro que entender o que aconteceu é necessário para evitar que o erro volte a acontecer, mas de imediato, é essencial manter a calma e adotar uma abordagem estratégica para resolver os problemas - aliás, isso inclui fazer uma reformulação dos processos de pagamento adotados pela empresa, certificando-se de que tudo está correto.

Até porque, com uma abordagem proativa e transparente, sua empresa não apenas corrige equívocos prejudiciais ao seu crescimento, como também fortalece a confiança dos seus clientes.

Como a cobrança indevida pode acontecer?

A cobrança indevida, como mencionado, ocorre quando a empresa emite faturas, cobra valores adicionais ou aplica taxas de maneira equivocada, geralmente devido a falhas no processo de rentabilidade e gestão financeira, que, inclusive, podem se manifestar de diversas formas. 

Quer alguns exemplos? A inclusão indevida de produtos ou serviços no carrinho de compra do cliente, erros na apuração de descontos ou falhas na identificação de pagamentos realizados.

Ou seja, são erros que podem ser evitados com uma análise detalhada do seu processo de vendas, incluindo o momento de cobrança. Portanto, ao identificar qualquer falha é essencial solucionar essas questões rapidamente e implementar estratégias para fidelizar clientes e prevenir novos equívocos. 

Consequências que sua empresa pode sofrer com a cobrança indevida

A ocorrência de cobranças indevidas pode acarretar uma série de consequências prejudiciais para sua empresa, destacando a importância crucial de implementar estratégias eficazes para evitar esse tipo de equívoco em sua relação com os clientes. Algumas dessas consequências incluem:

• Danos à reputação da empresa: a cobrança indevida pode manchar a reputação da sua empresa, afetando a confiança que os clientes depositam nela. Inclusive, a quebra da confiança pode se espalhar rapidamente, prejudicando a imagem construída no mercado.
  
  
• Prejuízo na relação com o cliente: cobranças indevidas geram insatisfação, podendo comprometer o relacionamento com o cliente. Afinal de contas, ninguém deseja ser cobrado por algo que não comprou ou que não faz parte da sua obrigação, certo?! 
  
  
• Reclamações legais: clientes afetados por cobranças indevidas podem buscar medidas legais para resolver a situação, resultando em litígios (disputas ou controvérsias legais entre partes, muitas vezes resolvidas em um processo judicial) e custos legais para a empresa.
  
  
• Multas e penalidades: em alguns casos, a legislação pode impor multas e penalidades à empresa que pratica cobranças indevidas, resultando em custos adicionais que bagunçam sua organização financeira empresarial e prejudicam sua reputação no mercado. 
  
  
• Impacto financeiro: e por falar em organização financeira, além das multas, a correção de cobranças indevidas demanda recursos financeiros e tempo, inclusive para reembolsar os clientes, impactando negativamente a saúde financeira da empresa.
  
  
• Ações contra a empresa: caso as cobranças indevidas persistam e causem danos significativos, clientes podem entrar com ações judiciais buscando reparação ao alegarem que sofreram danos materiais e morais decorrentes do erro cometido por sua empresa.

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6 estratégias para prevenir cobrança indevida

A prevenção de cobranças indevidas não apenas preserva a integridade financeira da empresa, mas é essencial para manter um bom relacionamento com o cliente e sustentar uma reputação positiva no mercado - permitindo a evolução constante da sua empresa. 

Para isso, confira algumas estratégias para fortalecer a defesa contra cobranças indevidas:

1. Revise seus processos internos de cobrança

Realizar uma revisão detalhada dos processos internos de cobrança é fundamental. Isso inclui a análise cuidadosa de cada etapa, desde a emissão de faturas até o registro de transações, identificando e corrigindo possíveis brechas que poderiam resultar em cobranças indevidas. Em uma consultoria de TI, por exemplo, a equipe, ao perceber uma discrepância em uma fatura, identifica e corrige rapidamente o problema, assegurando transparência e precisão nas operações financeiras diárias.

Aqui vai um ponto de atenção: se após todas as revisões ainda identificar algum cliente inadimplente, através da sua empresa, pode entrar em contato com esse cliente, de forma mais tranquila possível, para entender o motivo da inadimplência. Dessa forma, é possível evitar qualquer tipo de transtorno e resolver a situação de forma efetiva.

2. Tenha políticas transparentes

Estabelecer políticas transparentes e comunicar claramente os termos e condições de pagamento aos clientes ajuda a evitar mal-entendidos. Uma política transparente contribui para a construção de confiança e reduz o risco de conflitos decorrentes de cobranças indevidas.

3. Use um sistema de gestão integrada 

A adoção de um sistema de gestão integrada (uma abordagem empresarial que unifica processos, práticas e sistemas em uma estrutura única) é uma medida preventiva eficaz. Afinal de contas, manter todas as transações em um só lugar facilita a organização e a rastreabilidade, reduzindo significativamente a probabilidade de cobranças indevidas.

E por falar nisso, a Conta PJ do Mercado Pago pode ajudar na organização e controle financeiro graças ao seu sistema simples e fácil de usar diretamente no app, simplificando até mesmo a administração de transações realizadas pela sua empresa. 

4. Revise as faturas

Uma revisão cuidadosa das faturas antes de serem enviadas aos clientes é uma prática crucial. Afinal, certificar-se de que todos os itens listados são precisos e correspondem aos produtos ou serviços adquiridos ajuda a evitar possíveis erros que poderiam resultar em cobranças indevidas.

5. Tenha uma comunicação proativa com o cliente

Manter uma comunicação aberta e proativa com os clientes é essencial para o sucesso da sua empresa. Inclusive, informar sobre alterações de preços, políticas de pagamento e esclarecer dúvidas contribui para a transparência e minimiza a possibilidade de cobranças indevidas.

6. Tenha um sistema de reembolso

Dispor de um sistema de reembolso (prática de uma empresa reembolsar seus clientes em situações como produtos defeituosos, cancelamento de serviços ou cobranças incorretas) eficiente é uma estratégia valiosa para evitar problemas à sua empresa. Caso ocorram cobranças indevidas, a capacidade de realizar reembolsos de maneira rápida e eficaz demonstra compromisso com a satisfação do cliente.

Existem diversas ferramentas na internet que podem ajudar na organização do reembolso, o ideal é escolher o que mais se adapta ao tipo de empresa. E o cliente pode adquirir esse sistema notificando sua empresa de algum problema. 

Previna-se de cobranças indevidas e não perca clientes!

A verdade é que ficar de olho nas cobranças indevidas não é só sobre manter as finanças da sua empresa em dia, mas também cultivar relacionamentos sólidos e manter uma imagem positiva. 

Com isso, adotar estratégias preventivas, como revisar os processos internos, ser transparente nas políticas e usar sistemas integrados como a Conta PJ do Mercado Pago para organização, é a chave para evitar mal-entendidos que podem abalar a confiança e a fidelidade dos seus clientes.

Fique atento a cada detalhe da sua gestão financeira e conte com soluções que integram as informações da sua empresa, permitindo processos mais eficientes e que reduzem erros. 

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