Como otimizar eventos corporativos de fim de ano com maquininhas

Alguns dos momentos mais esperados do ano são as confraternizações, em que os funcionários podem estreitar seus laços, fortalecendo a união das equipes e celebrando as conquistas do ano que está se encerrando. Toda essa expectativa do mercado pode ser muito bem aproveitada, sendo fundamental ver esses momentos como importantes oportunidades de aumentar a lucratividade da sua empresa, mesmo que o segmento de eventos não seja o seu principal foco.

Explorar bem esse período, atraindo novos clientes e criando uma relação de confiança e fidelidade com eles é uma estratégia muito importante e valiosa para garantir um lucro maior no final do ano e ainda conquistar clientes que podem continuar comprando ao longo do ano. 

Mas será que esse mercado realmente tem potencial? Conforme aponta o levantamento feito pela “Think Work” em 2023, cerca de 76% das empresas realizaram confraternizações de final de ano. Ou seja, é um mercado em expansão que pode ser a oportunidade que sua empresa procura. 

Então, imagine, por exemplo, que uma padaria cria um projeto especial e exclusivo para eventos corporativos de final de ano. Esse evento pode ser bem elaborado e pensado com horários e cardápio especial. Assim, além de garantir um reforço no caixa, tanto a empresa quanto os funcionários podem se tornar clientes fiéis devido ao bom serviço prestado.

Quais os principais desafios para a realização de eventos corporativos de fim de ano?

Se por um lado, funcionários e empresas estão ansiosos pelas comemorações dos eventos corporativos do final do ano, por outro lado, organizar projetos inovadores e atrativos para essas empresas pode ser uma tarefa bem desafiadora. 

É preciso lembrar que preparar um evento compreende oferecer ambiente, cardápio e atmosfera que agrade a um grupo geralmente considerável de pessoas, com gostos e expectativas que podem variar. 

Pensando exatamente nesse cenário, é preciso entender de que forma sua empresa pode explorar o período para aproveitar as vantagens dos eventos corporativos, fazendo disso um bom diferencial. E não para por aí. Há ainda outro ponto importante: além de conseguir proporcionar experiências realmente memoráveis para seus clientes, é importante saber como equilibrar a relação com fornecedores ou até mesmo com empresas parceiras, caso sua empresa seja fornecedora, já que esse período pode ser decisivo para abrir as portas para novos negócios.

Enfrentar esses desafios compreende ainda a necessidade de fazer uma boa gestão dos custos e saber como encontrar as melhores soluções para organizar os pagamentos, já que alguns eventos corporativos podem ter formas diferentes de pagamento e sairão na frente as empresas que oferecerem opções mais flexíveis.

O que considerar ao definir as soluções de pagamento em eventos corporativos?

Um campo cheio de desafios esconde diversas oportunidades de lucro nos eventos corporativos de fim de ano. Nesse período, espaços destinados a receber clientes podem ser aproveitados ao máximo. Imagine, por exemplo, preparar sua cafeteria, bar ou confeitaria para este tipo de evento — é basicamente abrir um mundo de oportunidades para ampliar as vendas e clientela. 

No entanto, para ter sucesso é preciso oferecer uma experiência diferenciada. Garantir uma estrutura que conte com métodos de pagamento modernos e, principalmente, descomplicados, é ponto obrigatório para isso, pois muitos formatos de evento compreendem pagamentos realizados na hora, sejam pelos organizadores ou mesmo pelos convidados que, eventualmente, podem solicitar algo fora do cardápio reservado, mas que sua empresa oferece. 

E aí, ao considerar a casa cheia com um evento e clientes regulares, é essencial considerar alguns pontos para garantir o sucesso nos pagamentos. Confira abaixo:

• Conectividade e infraestrutura: imagine que sua confeitaria está cheia, recebendo uma equipe grande de funcionários de uma empresa que decidiu fazer um evento corporativo com seu time pela primeira vez e, além desse grupo, sua confeitaria continua com clientes regulares. No meio desse fluxo intenso de atendimentos, seu sistema de pagamentos e pedidos cai. O caos está instalado. Por isso é essencial ter um parceiro para pagamentos que não vai te deixar na mão nesse período.
  
  
• Suporte técnico e confiabilidade: da mesma forma que sua empresa não quer ficar para trás e sem internet ou com o tempo de processamento de pagamento que demore um tempo além do esperado, não faz sentido precisar de suporte para solucionar problemas ou imprevistos com suas soluções de pagamento e ficar na saudade, não é mesmo?! Por isso, prefira um parceiro de meios de pagamento que terá canais de atendimento para ajudar seu time nos desafios.
  
  
• Segurança e proteção de dados: além da preocupação com leis de proteção de dados e a necessidade de estar em conformidade, sua empresa precisa ter a segurança dos clientes e a das próprias informações como uma prioridade sempre. Nessas horas, não há como escolher um parceiro para meios de pagamento que não tenha em seu DNA a segurança e a privacidade de dados, com um bom sistema antifraude para pagamentos, não é mesmo?!
  
  
• Agilidade no atendimento: lembra do exemplo da confeitaria cheia? Imagine, então, que chegaram ainda mais clientes e agora o volume de atendimentos está muito intenso. Como fazer a gestão de todos esses pedidos sem tecnologia que acompanhe a demanda? Uma máquina de cartão desatualizada ou com poucos recursos, ou ainda que não confere liberdade a seus funcionários para um atendimento mais eficiente só fará com que os clientes fiquem insatisfeitos — e sua empresa perde a oportunidade de fidelizá-los.
  
  
• Relatórios e controle para gestão do fluxo de caixa: o fim do ano passou, ano novo, novas metas e é hora de saber o quanto seus eventos corporativos renderam para sua empresa. Mas, espere, sua empresa não tem um sistema de gestão que consiga unir os dados das suas vendas e entregar essas informações? Como saber se vale a pena investir em eventos corporativos para os próximos anos e se a sua empresa teve mais ganhos ou perdas? Com a tecnologia certa, além de relatórios precisos, é fácil enxergar esses números.

6 estratégias para ter mais sucesso com seu evento corporativo

Mas, afinal, será que dá tanto trabalho assim oferecer um evento corporativo? Será que só é possível oferecer eventos corporativos com muita estrutura e espaço exclusivo para os clientes. E, mais, será que é preciso reservar o espaço todo para um evento corporativo? Claro que não! A grande magia dos eventos corporativos e do mercado é justamente o fato de que há espaço para diferentes formatos e tudo o que sua empresa precisa é definir como deseja trabalhar e onde estão os clientes que podem se interessar pelo seu formato de evento. 

Há restaurantes, por exemplo, que oferecem a opção de reserva para um espaço com cardápio fechado para eventos o ano todo. Da mesma forma, há restaurantes que possuem um espaço com estrutura para receber grandes grupos e fazer um atendimento especial, mas sem grandes personalizações — aquele básico que faz a diferença. Para saber como sua empresa pode considerar explorar esse período, comece pensando nas seguintes etapas:

1. Defina um objetivo claro

O primeiro passo para planejar uma jornada é sempre definir o destino. Entenda qual o formato de evento sua empresa pode fornecer ou de que forma poderá ser parceira de outras empresas que organizam eventos corporativos de fim de ano. Isso será essencial para garantir que suas escolhas não gerem prejuízos ou prejudiquem as suas operações regulares.

2. Invista em planejamento

Após compreender qual público quer impactar e qual formato de evento corporativo deseja oferecer, é o momento de elaborar um bom planejamento para buscar fornecedores e pensar em como fazer a divulgação. É aqui que o seu time deve definir, por exemplo, se a sua empresa oferecerá um espaço exclusivo, um cardápio especial e de que forma isso se encaixaria na rotina da empresa sem causar problemas na programação que já existe.

3. Ofereça experiências únicas

O que as empresas mais buscam ao fecharem um contrato para a realização de um evento corporativo é oferecer uma experiência inesquecível para os seus funcionários. Nessas horas, é essencial que a sua empresa seja essa parceira, que contribui com ideias, espaço e estratégias que poderão enriquecer as ideias dos clientes, além de proporcionar um atendimento excepcional.

4. Tenha um catálogo com pacotes de evento

Também é essencial criar um catálogo detalhado desses eventos, explicando o que cada pacote contempla, a fim de deixar claro os benefícios e facilitar a escolha para os clientes. Uma boa estratégia pode ser, por exemplo, inserir nesse catálogo alguns pacotes com itens personalizados para eventos de datas comemorativas, criando pacotes de aniversário, aniversário da empresa, fim de ano e demais comemorações que suas avaliações indiquem fazer sentido para seu público. 

5. Facilite pagamentos

Imagine realizar um evento em que já existe um cardápio fechado e as pessoas podem fazer seus pedidos diretamente aos seus funcionários, que registram cada solicitação direto no sistema da maquininha de cartão, permitindo até mesmo que os clientes vejam cada item desse cardápio na tela da maquininha. Esse recurso é fundamental para agilizar a solicitação dos pedidos, organizar e otimizar os atendimentos, minimizar erros e melhorar o fluxo para seus times.

Tudo isso pode ser replicado também em atendimentos regulares, permitindo que os clientes vejam o item do catálogo e o valor no momento em que estão decidindo. Uma maquininha como a Point Smart 2, do Mercado Pago, permite essa e outras facilidades para sua empresa e seus clientes na hora de fazer pagamentos, como uma conexão segura, rápido processamento de pagamentos e, claro, o recebimento do dinheiro na hora das vendas.

Então, se durante um evento corporativo, algum cliente quiser algum item fora do cardápio fechado, seus times estarão prontos para atender, indicar o valor, com as variações de tamanho e medida do produto e fazer a cobrança tranquilamente — sem gerar impacto no evento principal ou nos demais atendimentos do salão.

6. Colete feedback e avalie o evento após a realização

Será que seu evento foi um sucesso? A única forma de saber é avaliando a experiência dos clientes. Então, mantenha contato com as empresas que tiveram contato com seu trabalho. Envie e-mails e pesquisas de opinião. Faça contato e colete o feedback de quem participou para melhorar o que é preciso e continuar investindo no que está dando certo. Ajustes sempre são necessários para buscar um sucesso cada vez maior. E, lembre-se, ignorar a avaliação dos clientes pode ser um erro gravíssimo.

Tenha um evento mais eficiente e prático com maquininhas de cartão

Lidar com eventos corporativos de fim de ano, seja organizando por inteiro ou auxiliando, é um grande desafio. Mas nada que não possa ser vencido utilizando as ferramentas corretas.

Com o uso de métodos eficientes e modernos, como maquininhas de cartão, Point Smart 2 do Mercado Pago, é possível proporcionar uma experiência única para seus clientes, com um atendimento personalizado, rápido e sem deixar de lado a segurança e agilidade em nenhum momento, mantendo-se conectado a internet e aceitando as diversas bandeiras do mercado e ainda com a vantagem do recebimento do dinheiro na hora para sua empresa.

Com a possibilidade de inserir os produtos diretamente em dispositivos como a maquininha de cartão Mercado Pago, sua empresa consegue atender de forma completa tanto quem deseja consumir itens de um cardápio fechado, quanto as pessoas que querem explorar outras opções, com a mesma agilidade e sem perder o controle das vendas. 

Ter máquinas como as opções de Point Mercado Pago é ter a certeza de que sua empresa está investindo nas ferramentas certas para ter eventos corporativos de sucesso, além de atendimentos para o ano todo muito mais rápidos, permitindo que seus times possam focar no que realmente importa: oferecer uma experiência única!

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