Quanto custa um funcionário para a empresa? Saiba como fazer o cálculo

Com o avanço da tecnologia, recursos modernos ficam cada vez mais disponíveis para diversas empresas. Este cenário possibilita uma valorização maior dos funcionários de cada empresa, visto que contar com uma força de trabalho especializada é sempre um grande diferencial na aplicação destes recursos.

É importante, no entanto, ficar atento quanto ao processo de contratação, sendo fundamental realizar um profundo estudo a fim de compreender quanto custa um funcionário para a empresa. Realizar um cálculo errado ou falhar no planejamento de custos desses funcionários, por exemplo, pode ser algo prejudicial para ambas as partes, criando conflitos que, em muitos casos, afetam negativamente as operações.

Por que é importante saber quanto custa um funcionário para a empresa?

Compreender e aplicar corretamente as regras de cálculo do custo de um funcionário é fundamental para garantir uma gestão financeira mais saudável, afastando ainda sua empresa de problemas legais e trabalhistas. 

Quando uma empresa, independente de seu porte ou setor, desconhece o processo para um cálculo correto e comete erros no cumprimento das normas, passa a se expor a problemas como multas, risco de litígios trabalhistas, penalidades e processos judiciais contra a empresa que podem comprometer severamente a reputação dessa empresa junto a clientes e ao mercado. 

Além disso, a gestão inadequada, resultado da dificuldade em realizar os cálculos corretamente, pode trazer sérios problemas financeiros, como dificuldades em honrar compromissos e até mesmo desafios em conseguir garantir pagamento de salários e fornecedores. 

Por outro lado, quando há bom conhecimento das leis e compreensão da importância do cálculo correto para descobrir quanto custa um funcionário para a empresa, é possível estabelecer um planejamento financeiro mais eficiente, pois entender o custo real da força de trabalho dá mais visibilidade aos gestores e permite maior previsibilidade na administração. 

Com isso, torna-se mais fácil estruturar todo o custo da operação, bem como estabelecer uma estratégia competitiva no mercado, já que é possível manter a conformidade das atividades

Mas, afinal, quanto custa um funcionário para a empresa?

Agora que alguns conceitos relacionados a quanto custa um funcionário e também a gravidade das consequências  que o erro nesse tipo de cálculo pode representar, fica o questionamento de como realizá-lo. Primeiramente, é importante entender que o valor final dependerá, entre outros fatores, do regime tributário que a sua empresa adota, sendo fundamental ter conhecimento dele como pontapé inicial.

Veja como identificar isso:

1. Empresas do Simples Nacional

Designado principalmente para empresas de micro e pequeno porte, o Simples Nacional estabelece como limite anual um teto de R$4.8 milhões. Mas vale lembrar que cada categoria dentro do Simples tem um teto relacionado à sua categoria: (até R$81 mil para MEI; até R$360 mil para ME; até R$4.8 milhões para EPP).

O Simples Nacional é um regime ideal para as Microempresas (MEs) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) por ser um sistema mais flexível quanto a valores, e pelo seu foco mais localizado, é escolhido por mais de 650 mil empresas.

Neste regime de tributação, a cobrança é simplificada, sendo assim, as empresas precisam se atentar aos seguintes tributos inclusos nas contratações: 

• 8% de FGTS ao mês;
• Férias;
•  ⅓ do valor integral do salário;
• 13º salário;
• 8% de FGTS anual;
• Vale-transporte e vale-refeição.

2. Empresas do Lucro Presumido

Já no caso das empresas de Lucro Presumido, regime considerado um intermediário entre o Simples Nacional e o Lucro Real, o piso é de R$78 milhões anuais, e é preferido por muitas empresas de médio porte. Vale lembrar ainda que o Lucro Real não possui teto.

Apesar de terem menos requisitos que o Simples para serem identificadas, empresas do Lucro Presumido precisam contar com benefícios empregatícios que sejam equivalentes ao efeito deste nível de empresa no mercado nacional, sendo o cálculo:

• 2,5% relativos a salário educação;
• 20% de INSS (contribuição patronal);
• 1% a 3% destinado ao seguro acidente de trabalho;
• 3,3% destinado ao Sistema S (SEBRAE, SENAI ou SESI);
• 8,33% de 13º salário;
• 20% de descanso semanal remunerado;
• 11,11% pagamento de férias com ⅓.

Como calcular quanto custa um funcionário para a empresa?

Uma vez que sua empresa tenha identificado todos os encargos relacionados à contratação de força de trabalho, é fundamental partir para o passo mais importante: descobrir, de fato, quanto custa um funcionário para a empresa. Para realizar esse processo, podemos tomar como base alguns valores ilustrativos. Veja:

Considerando uma empresa do Simples Nacional, em que um funcionário recebe salário de R$1.500,00. A ele, deve ser somado:

• 8% de FGTS ao mês = R$ 120,00;
• Férias = R$ 1.500,00 (anual);
• ⅓ do valor integral do salário = R$ 500,00;
• 13º salário = R$ 1.500,00 (anual);
• 8% de FGTS anual  – (Férias + ⅓ + 13º) x 8% = R$ 280,00;
• Vale-transporte e Vale-refeição (definido pela empresa). Valores de exemplo: R$150,00 e R$250,00, respectivamente.

Somando todos os valores, o total é de R$4.300,00. No entanto, há um desconto de 9% do INSS e 6% do vale-transporte. Ao final, o funcionário custa para a empresa o valor de R$3.678,22.

O mesmo exemplo de um funcionário que recebe salário de R$ 1.500,00, mas no caso de uma empresa do Lucro Presumido, tem somados aos mesmos valores do Simples Nacional os seguintes itens na fórmula:

• 2.5% destinados ao salário educação = R$ 37,50;
• 20% de INSS (contribuição patronal)  = R$ 300,00;
• 1% a 3% destinado ao seguro acidente de trabalho = R$ 30,00 (considerando 2%);
• 3.3% relativo ao Sistema S (SEBRAE, SENAI ou SESI) = R$ 49,50;
• 8,33% de 13º salário = R$ 124,95;
• 20% de descanso semanal remunerado = R$ 300,00;
• 11,11% pagamento de férias com ⅓  = R$ 166,65.

Esses valores totalizam R$1.008,60, ou seja, mais de R$1.000,00 somados aos custos do funcionário (já apontados acima).

Organize sua empresa e foque no crescimento

Ter um controle fino sobre os números é essencial para qualquer operação, independente do porte da empresa. Saber quanto custa um funcionário, permite manter a organização financeira, evitando impactos negativos no fluxo de caixa e permite entender a possibilidade, ou não, de expandir equipes e recursos.

Para realizar esse tipo de operação e cálculo, é importante contar com o auxílio de ferramentas inovadoras, que contribuam com essa gestão financeira, dando uma visibilidade mais clara dos números e tornando mais eficiente o seu planejamento futuro.

Com uma boa ferramenta de gestão, por exemplo, é possível crescer de forma sustentável, conquistando uma parcela cada vez maior do mercado e trazendo um sucesso que vai afetar não apenas a sua empresa, mas também as joias que a integram.

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