Abrir CNPJ: tudo o que você precisa saber para formalizar sua empresa

As empresas são forças vitais na economia, com uma média constante de novas empresas surgindo a cada ano, em uma pesquisa do FGV IBRE e IBGE, 3,9 milhões de empresas foram abertas em 2023 e 70% possuem algum tipo de vínculo formal. Porém, é importante ter em mente que nem todas seguem os passos certos para operar legalmente. 

A marca dessa formalização é quando o empresário decide abrir CNPJ (Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas). Mas será que este importante número representa somente um conjunto de números e códigos burocráticos? Na verdade, trata-se de um importante registro para a abertura e operação de uma nova empresa. É comum vermos situações onde, ao decidir entre o serviço de duas empresas, sendo uma formalizada e a outra não, os clientes tendem a optar pela formalizada, com nota fiscal.

Ou seja, a falta de formalização pode ocasionar perdas financeiras e oportunidades desperdiçadas. Por isso, abrir CNPJ é ideal para cumprir os processos legais desde o início da jornada empresarial. 

Por que abrir CNPJ é importante para o desenvolvimento de uma empresa?

É importante entender que, para o nosso ordenamento jurídico, ou seja, o sistema legal aplicado atualmente, uma empresa precisa ser formalizada para existir plenamente. Isso significa que, além da capacidade de emitir notas fiscais, o CNPJ traz uma série de benefícios e segurança para as suas operações. Realizar esse registro de forma geral, se dá por meio do cadastro da empresa na Junta Comercial e na Receita Federal, podendo diferir em alguns casos de profissionais autônomos. 

Em outras palavras: o CNPJ é uma espécie de RG empresarial que diferencia a empresa de outra no cenário comercial. Imagine que cada número no CNPJ é como uma peça de quebra-cabeça, em que cada peça representa informações importantes sobre a empresa, como: tipo de atividade econômica, localização da empresa, forma de tributação. 

Agora vamos falar sobre os benefícios. Desde aberturas de contas bancárias até o acesso a linhas de empréstimos para empresas e oportunidades de mercado, abrir CNPJ abre diversas portas essenciais para o crescimento de sua empresa. Além disso, a formalização contribui para a segurança jurídica da empresa, aumentando sua confiabilidade e protegendo o patrimônio dos sócios. 

Vamos imaginar dois casos: imagine que um empresário tem uma padaria familiar que vendia apenas para o público local. Ao abrir CNPJ, ele pode investir em embalagens personalizadas, participar de feiras e eventos na cidade, conquistando mais clientes e aumentando suas vendas.

O outro caso é uma confeitaria artesanal, que conseguiu um empréstimo vantajoso após abrir seu CNPJ. Com o dinheiro, a empresa comprou novos equipamentos e ampliou a sua produção, resultando em um crescimento maior no ano. 

Mas, qualquer empresa pode abrir um CNPJ? O que é preciso para abrir um CNPJ? Existe algum custo para essa formalização? Vamos lá.

Em geral, qualquer empresa pode abrir CNPJ, seja ela uma empresa familiar, uma startup, uma empresa de grande porte ou até um freelancer. O importante é verificar quais atividades empresariais exigem autorizações específicas de órgãos reguladores, além de verificar também quais empresas podem estar sujeitas a restrições legais, como empresas estrangeiras que desejam operar no Brasil. 

Para abrir um CNPJ, é necessário seguir alguns passos, como: definir o tipo de empresa que será registrada (como uma sociedade limitada (Ltda.), uma empresa individual de responsabilidade limitada (EIRELI) ou uma sociedade anônima (S/A)); providenciar a documentação necessária e realizar o registro junto à Receita Federal do Brasil.

E sim, há custos associados à formalização do CNPJ, podendo depender do tipo de empresa e do regime tributário escolhido. Por exemplo, empresas optantes pelo Simples Nacional podem ter custos diferentes daqueles que optam pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real. 

Chegou a hora de abrir CNPJ para formalização da sua empresa

Chegou o momento mais esperado: formalizar a sua empresa através da abertura do CNPJ. Esse processo de cadastro não é algo complexo, mas sim, trabalhoso - requer dedicação e atenção aos detalhes.  

É importante se atentar que a emissão do CNPJ é realizada pela Receita Federal, mas antes disso, é necessário definir o tipo de empresa que deseja estabelecer. Dentre elas, destacam-se: Microempreendedor Individual (MEI), a Microempresa (ME) e a Empresa de Pequeno ou Médio Porte (EPP). Cada uma possui suas características e o processo de abertura envolve custos e taxas que devem ser consideradas desde já. 

Para melhor ilustrar a sua experiência, confira o passo a passo desse processo:

1. Escolha o tamanho e a natureza da empresa

Verificando as taxas e forma de funcionamento, você pode identificar qual porte de empresa se encaixa na sua realidade. Enquanto opções como o microempreendedor individual possuem menores taxas, também existem condições como o limite de um colaborador e valores máximos de ganho mensal. Por exemplo, se você deseja começar uma venda de artesanato online, você pode considerar o MEI como opção mais vantajosa. 

2. Determine a atividade econômica adequada 

Mais do que apenas um nicho, identificar a atividade econômica nesse momento definirá a sua jornada empresarial e iniciará as estratégias de venda e publicidade. Para isso, identifique a atividade principal e secundária da empresa, de acordo com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). Se sua empresa envolve a prestação de serviços de consultoria, por exemplo, é preciso selecionar o código CNAE correspondente a essa atividade específica durante o registro.

Com a atividade e a projeção dos ganhos e tamanho da empresa, escolha entre as diferentes formas jurídicas (Microempreendedor Individual, Empresário Individual, Sociedade Empresária Limitada, Sociedade Empresária Unipessoal Limitada, Sociedade Simples – Pura ou limitada, Sociedade Simples Unipessoal Limitada e Sociedade Anônima Aberta e Fechada) e regimes tributários (Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real), considerando aspectos como responsabilidade dos sócios e carga tributária.

Por exemplo, se um empresário planeja abrir uma empresa com sócios, como uma loja de roupas, pode optar por uma Sociedade Limitada (Ltda.) e escolher entre os regimes tributários do Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, dependendo da sua projeção de faturamento e da complexidade tributária.

4. Separe os documentos necessários

Um dos fatores que ilustra o processo mais trabalhoso: é preciso identificar e qualificar cada um dos sócios com seus documentos pessoais, além de comprovação de endereço da empresa e outros documentos específicos dependendo do tipo de empresa e da atividade a ser realizada. Por exemplo, para abrir uma loja de alimentos, precisará dos documentos pessoais dos sócios, comprovante de endereço, contrato social e CNPJ do contador responsável pela empresa.

5. Faça o cadastro da empresa no site Gov.br

A partir do momento que iniciar a criação da Pessoa Jurídica, deve ser feito também o cadastro desta junto ao site oficial do governo, pelo qual são feitos inúmeros serviços, como a emissão de notas fiscais. Para isso, acesse o portal Gov.br e inicie o cadastro da empresa, seguindo as instruções fornecidas.

6. Preencha o Cadastro Simplificado da Empresa (CSC)

Informe os dados da empresa no formulário CSC, fornecendo informações precisas e atualizadas, como nome, endereço, atividade econômica e dados dos sócios. Entre muitos cadastros, o ideal é sempre verificar as questões de razão social, a fim de sempre ter a identificação correta e não criar problemas no emprego de seus serviços.

7. Elabore o contrato social com a participação dos sócios da empresa

Defina as regras e responsabilidades dos sócios no contrato social, garantindo sua participação ativa no processo. Toda pessoa jurídica tem um conjunto de regras que definem seus limites, objetivos e afazeres e com as empresas não é diferente. Isso é o contrato social, o qual deve seguir as orientações das leis sobre o assunto. Lembre-se que qualquer alteração neste contrato passa por um processo extenso, sendo bem valioso no momento da elaboração para prever o melhor caminho.

8. Registre a empresa na Junta Comercial

Após submetido com todas as informações e a aprovação da Receita Federal, apresente o contrato social e os demais documentos necessários à Junta Comercial para registrar a empresa e obter o número do CNPJ.

9. Obtenha o alvará de localização e funcionamento

Outro órgão do governo que precisa entender a natureza do seu negócio é a prefeitura do município onde estiver. Dependendo da instalação da sede, pode ser necessário conseguir algum outro documento para a expedição do alvará, como planos de segurança. Para isso, solicite o alvará de funcionamento junto à prefeitura municipal, garantindo a regularidade do estabelecimento.

10. Faça a Inscrição Estadual ou Municipal

Com suas atividades informadas e registradas nesses órgãos, um outro código de identificação importante são as inscrições estaduais ou municipais, devendo ser informadas em cadastros junto a fornecedores. Registre-se junto à Secretaria da Fazenda estadual ou municipal, conforme a atividade desenvolvida pela empresa.

11. Faça o pagamento das taxas conforme solicitado

Efetue o pagamento das taxas e tributos devidos, como taxas de registro na Junta Comercial e taxas de inscrição estadual, garantindo a regularidade fiscal da empresa.Todas as taxas são facilmente consultadas, possibilitando visualizar o valor total sem grande esforço.

12. Aguarde a aprovação 

 Após concluir todas as etapas, aguarde a análise e aprovação do registro da empresa pelos órgãos competentes.

Abri o CNPJ da minha empresa, e agora?

Após realizar essa primeira abertura, você já deu um grande passo para o sucesso da sua empresa, mas não paramos por aí. O momento que segue a abertura vai te dar ainda mais entendimento sobre a sua atividade, verificando outros passos que podem ser importantes:

• Busque os alvarás e licenças específicas: caso surja uma situação ou parceiro comercial que precise de alguma documentação extra, é sempre bom estar pronto para se adequar rapidamente. Certifique-se de obter todos os alvarás e licenças necessárias para operar legalmente, como o alvará de funcionamento da prefeitura e as licenças específicas para determinados tipos de negócio, como a licença sanitária para empresas alimentícias.
  
  
• Considere abrir uma conta empresarial: ter uma conta empresarial separada de suas finanças pessoais pode facilitar a gestão financeira e ajudar a manter registros precisos das transações comerciais. O Mercado Pago, banco digital parceiro do Mercado Livre, é parceiro dos empresários e oferece a Conta PJ do Mercado Pago, que ajuda tanto na organização financeira da sua empresa, quanto na hora de receber o dinheiro das suas vendas na hora. 
  
  
• Configure do sistema de emissão de notas fiscais: é fundamental ter um sistema eficiente de emissão de notas fiscais para registrar suas vendas e cumprir com as obrigações fiscais.
  
  
• Faça o registro na Previdência Social para ter funcionários: o trabalho no Brasil tem o registro obrigatório e para isso a sua empresa já pode adiantar-se e ser cadastrada na Previdência, visto que parte do custo dos funcionários destina-se a eles. Ou seja, se planeja contratar funcionários, é necessário realizar o registro na Previdência Social e cumprir com as obrigações trabalhistas.
  
  
• Considere contar com uma contabilidade regular:  ter um contador ou uma empresa de contabilidade para auxiliar na gestão financeira e fiscal da sua empresa pode ser crucial para evitar problemas futuros e garantir o cumprimento das obrigações legais.
  
  
• Aposte em soluções para gestão financeira: utilizar ferramentas e soluções financeiras adequadas, como o Mercado Pago, pode facilitar a gestão do fluxo de caixa, pagamentos e recebimentos da empresa. Com a seção 'Seu Negócio', por exemplo, é possível encontrar ferramentas e métricas essenciais para impulsionar suas estratégias diárias.

Além do campo burocrático, é importante iniciar as estratégias para as operações: Qual o melhor tipo de publicidade e estratégias de marketing e qual porção do orçamento podemos dedicar para isso? Qual será o tom do atendimento ao cliente tanto presencialmente quanto em ambiente online?

Lembre-se que, seja qual for o caminho escolhido, poder aproveitar de uma maior credibilidade no mercado, créditos e financiamentos, participação em licitações públicas e a facilidade de criar parcerias comerciais são todos benefícios essenciais para garantir um início promissor e uma trajetória de sucesso para sua empresa e que só são possíveis após passar por esse processo.

Faça a formalização da sua empresa e potencialize seu sucesso

Abrir CNPJ não é apenas uma formalidade burocrática, mas sim um passo essencial para o crescimento e a consolidação da sua empresa. A formalização não apenas confere legitimidade à sua empresa, mas também abre portas para novas oportunidades. Com um CNPJ registrado, é possível ganhar acesso a crédito e financiamentos, ampliar sua credibilidade no mercado e expandir suas possibilidades de atuação em novos mercados. 

Por outro lado, não ter uma empresa formalizada pode resultar em sérios prejuízos. Além de não poder contar com ferramentas e soluções que facilitam a gestão e as vendas, como o Mercado Pago e suas diversas soluções, como meios de pagamento que garantem o recebimento do seu dinheiro na hora, tornando o fluxo de caixa mais eficiente, a informalidade também limita suas oportunidades de crescimento e pode gerar problemas legais. 

Portanto, investir na formalização da sua empresa é fundamental para garantir seu sucesso a longo prazo.

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