O que é controle financeiro e como aplicá-lo na gestão empresarial

Separar as contas empresariais e pessoais é uma tarefa fundamental para quem gere uma empresa e almeja o seu sucesso. Até porque, manter o controle financeiro de ambas as contas é o melhor caminho para que elas não se misturem, fazendo com que a sua empresa tenha prejuízos e até mesmo passe por problemas que originalmente não são dela.

Inclusive, vale pontuar que a falta de controle financeiro pessoal é um dos principais motivos que impactam negativamente a eficiência e sobrevivência das empresas, gerando confusão, problemas com uma possível reserva de emergência, entre outros fatores. Essa má gestão financeira resulta também em uma desorganização total que pode afetar a produção, os serviços e até comprometer a empresa em uma auditoria fiscal, por exemplo, resultando em penalidades e multas. 

Por que é importante ter controle financeiro?

O controle financeiro permite que a empresa consiga gerir o fluxo de caixa com mais eficiência, garantindo que ela dê conta de cobrir suas despesas operacionais e também possa investir em inovação e crescimento — e tudo isso faz com que o controle financeiro seja um verdadeiro alicerce para qualquer empresa que queira se manter estável e em pleno crescimento. 

Agora, sabendo que o controle financeiro empresarial é um alicerce, imagine misturar contas pessoais a este bolo todo. É no mínimo, arriscado, não?! Ou seja, gastos com combustível, alimentação, contas de casa, cartão de crédito pessoal, entre outros custos, todos envolvidos com a empresa. Isso causará uma confusão generalizada, em que o financeiro da empresa dificilmente conseguirá separar e, então, ela acabará pagando por gastos que não deveria.

E tem mais: ao misturar as finanças, o controle de recursos também é perdido, afinal, o que poderia ser utilizado para investir no futuro, compra de insumos e custeio operacional, está sendo destinado a pagar contas pessoais dos gestores. 

Mas, se todos sabem do risco em misturar as finanças pessoais e empresariais, por que isso continua acontecendo? Acredite, essa falta de controle financeiro e mistura das contas empresariais com as contas pessoais ainda acontece por falta de conhecimento ou planejamento, ausência de formalização da empresa, conveniência e “facilidade”, confusão entre o que é patrimônio pessoal e empresarial e assim em diante — em outras palavras, é um problema multifatorial que exige atenção para que tudo fique em ordem.

No nível empresarial, o controle financeiro funciona como as pernas de uma empresa, dessa forma, quando saudável e em forma, pode levar a instituição para bons caminhos e correr sempre atrás de inovação, sustentando a empresa mesmo em momentos mais difíceis. E nas contas pessoais, esse conceito é praticamente o mesmo, porém, precisa de entendimento e respeito para que elas não se misturem com o empresarial. 

Até porque, CNPJ e CPF não devem se misturar na vida financeira.

E a lógica para que isso não aconteça é simples: manter o controle de gastos pessoais, separando contas, retirar valores fixos, criar um planejamento financeiro, guardar dinheiro e manter o controle de gastos; que, apesar de parecerem tarefas difíceis, são fundamentais para uma boa prática de controle e organização — e a gestão financeira empresarial agradece.

Cuidados com as finanças pessoais e da empresa

Manter o controle financeiro em dia é um dos maiores desafios dos pequenos e médios empresários devido à escassez de recursos, acúmulo de funções, falta de conhecimento devido à falta de tempo, planejamento financeiro insuficiente, entre outros fatores. 

Isto é, essa má gestão financeira empresarial faz com que o controle de gastos da empresa e o controle de gastos pessoais se percam e decisões erradas sejam tomadas, já que dificilmente o empresário conseguirá ter noção real de como andam as finanças da empresa. 

Isso acontece, principalmente, porque alguns cuidados não são tomados, como:

• Utilização de única conta bancária para todas as despesas: quando há utilização de uma conta única, as despesas pessoais também se tornam despesas da empresa e vice-versa, ocasionando uma confusão difícil de entender e separar, já que nestes casos, é provável também que haja apenas um cartão para controle de tudo.
  
  

• Falta de controle sobre retiradas do caixa da empresa: as retiradas do caixa da empresa devem ser feitas sempre sob planejamento. Ou seja, para o pró-labore do gestor, ou para custeio de produção da própria empresa. Quando há má gestão financeira, a tendência é que os gestores retirem dinheiro para qualquer coisa que precisarem externamente à empresa, o que causa déficit no fluxo de caixa.
  
  

• Desorganização na contabilização de despesas: sem transparência na conta será muito difícil fazer uma contabilidade e ter um panorama financeiro geral. Com isso, a chance de sofrer com penalidades ou multas da Receita Federal por desacordos fiscais e declarações errôneas, tanto na declaração de impostos da empresa, quanto na declaração do imposto de renda física, aumenta.
  
  

• Falta de reserva de emergência: se o caixa já é “atacado” negativamente para que o gestor se livre de contas pessoais, provavelmente será ainda mais difícil separar uma parte dele para contar com uma reserva de emergência. Pode até parecer preocupação demais, mas a reserva financeira é essencial para suprir a empresa em momentos de crise do mercado.
  
  

• Descontrole sobre o pró-labore: é necessário criar um planejamento financeiro para entender os valores reais do pró-labore. Se esse valor não for retirado em cima de uma porcentagem ou valor fixo, é possível haver um descontrole e o gestor faça retiradas a todo momento pensando apenas em pagar contas pessoais.

6 estratégias de gestão financeira empresarial para separar contas

Agora que os desafios e cuidados sobre o controle financeiro já estão mais claros, é importante entender algumas estratégias para que essa ação seja mais fácil de ser concretizada e a confusão entre contas pessoais e empresariais não aconteça. 

Essa separação, além de ser fundamental para o controle financeiro, ainda é importante para evitar problemas legais, melhorando a organização e transparência e contribuindo para um crescimento sustentável, que permite ao empresário identificar quais são as áreas lucrativas da empresa e quais são os pontos que precisam de ajustes. Para isso, é importante:

1. Utilize contas bancárias separadas

Com a utilização de uma conta bancária específica da empresa, ela terá muitos benefícios, como acesso a crédito, ferramentas, equipamentos, facilidade em custear necessidades, entre muitas outras opções, além, é claro, de maior transparência financeira, o que facilita a contabilidade e o melhor entendimento do fluxo de caixa.

2. Estabeleça um orçamento mensal

O orçamento mensal funciona como uma ferramenta de gestão e planejamento para o controle financeiro no mês. Ele prevê despesas e receitas, e capacita o gestor a tomar decisões mais embasadas. Com essa previsão ficará mais fácil fazer o controle de despesas, criar metas e entender as prioridades da empresa do mês em questão.

3. Estabeleça metas financeiras

As metas financeiras são fundamentais para orientar as atividades dos colaboradores, medir o desempenho e definir um caminho mais claro a ser percorrido naquele período. Dessa forma, é possível orientar os funcionários sobre o que devem produzir ou vender, controlar os gastos para alcance dessa meta, tomar decisões que corroborem para a meta ser cumprida, entre outros.

4. Defina um salário fixo

Por mais que o conceito empresarial não foque em viver de salário, é importante que o pró-labore tenha um valor fixo, assim, não haverá retiradas desnecessárias para o pagamento de contas pessoais ou retiradas sem planejamento que afetem o controle e a organização da empresa.

5. Eduque-se sobre finanças

A educação financeira, tanto pessoal quanto empresarial, é importante para uma vida mais controlada e uma gestão eficiente. É preciso buscar cursos, especialistas e soluções que possam oferecer, além de ferramentas, orientações sobre como controlar da melhor forma as finanças.

6. Tenha uma reserva de emergência

A reserva de emergência é importante para que sua empresa não necessite de crédito ou de interrupções na produção durante uma crise interna, ou no mercado. Além disso, adversidades extremas, como pandemias, podem ser enfrentadas com mais facilidade e sem o risco de falência. 

Construa uma gestão financeira empresarial eficiente

De fato, um dos grandes vilões da gestão financeira empresarial é o acúmulo de contas pessoais e empresariais. Ou seja, quando elas se misturam fica mais difícil entender se é o CPF ou o CNPJ da empresa que está trazendo prejuízos e problemas para o financeiro.

Além disso, fica muito mais complicada a tomada de decisões, causando erros que podem levar até mesmo à falência da empresa. Por isso, ter uma conta bancária empresarial e que controle o financeiro da empresa sem confusões é o melhor caminho para uma gestão mais eficiente. 

Uma conta para empresa facilitará os cálculos contábeis, o monitoramento de receitas e despesas, os custos de produção ou serviços, a análise do fluxo de caixa, entre muitos outros benefícios. Com ela, também é possível ter acesso a serviços financeiros dedicados à empresa, como acesso a crédito, ferramentas, equipamentos e outras vantagens. 

Dessa forma, ter a separação de contas como foco principal na gestão da empresa fará com que o crescimento e a busca pelo sucesso tenham um caminho muito mais fácil, eficiente e seguro. 

💡Leia também:

Planejamento operacional eficaz: o que é e como processar pedidos

Conta PJ do Mercado Pago: digital, gratuita e livre de burocracias

Quanto custa um funcionário para a empresa? Saiba como fazer o cálculo

Distribuição de lucros: o que é e qual a importância para sua empresa

6 vantagens da gestão integrada para empresas