O que é auditoria fiscal e quando fazer em sua empresa

Conduzir uma empresa exige que diversos desafios e barreiras sejam quebrados, entre eles, liderar setores, entender dados financeiros e demais aspectos que compõem uma empresa. Mas, além de tudo isso, é necessário que os gestores também tenham atenção com as leis. Estar com as obrigações fiscais em dia é fundamental para que as operações da empresa tenham sucesso.

Toda essa gestão é uma tarefa complexa e que envolve processos distintos, mas essenciais para o pleno funcionamento da empresa, como o controle de estoque, em alguns casos, o relacionamento com fornecedores, o controle de emissão de notas, o pagamento de despesas, a gestão da folha de pagamento e muitas outras atividades e demandas que exigem dedicação. 

Com todas essas funções, informações, números e dados, pode ser comum que algumas empresas percam o controle das suas finanças e obrigações fiscais. É nessa hora que uma auditoria fiscal funciona como uma importante ferramenta de auxílio no controle e gestão do ecossistema fiscal da empresa. Através da auditoria fiscal, é possível estar em dia com a legislação tributária, não sofrendo sanções e multas pela Receita Federal.

O que é uma auditoria fiscal?

A auditoria fiscal é uma operação para verificar se todas as obrigações com a legislação tributária estão sendo cumpridas pela empresa, nela, serão apurados se os impostos, como IPI, ISS e ICMS estão sendo devidamente recolhidos. Ela também proporciona uma vistoria geral na empresa, momento em que é apresentado um parecer técnico ao gestor sobre a existência, ou não, de um controle ou planejamento tributário apropriado.

Ou seja, a auditoria fiscal funciona como um check-up. Imagine que, em meio a correria do dia a dia, e sem tempo para para cuidar do seu carro como deveria, sua melhor alternativa passa a ser a contratação de uma oficina especializada para fazer uma revisão geral.

Nesta revisão, a oficina fará um check-up de tudo o que precisa e lhe entregará um parecer técnico de como andam as coisas, do que precisa ser consertado e o que está correto. Basicamente, a auditoria fiscal fará isso, só que com a sua empresa.

Diferentemente do que muitos pensam, a auditoria fiscal não funciona apenas como uma fiscalização da Receita Federal, mas, também, pode ser realizada por profissionais a fim de garantir a regularidade de todos os pontos da empresa antes de uma fiscalização, por exemplo. O objetivo desse processo, através de um profissional, é identificar possíveis erros de pagamentos, descumprimento da legislação, uma possível falta de recolhimento de tributos obrigatórios, entre outras questões.

Problemas como estes, que vão na contramão da legislação tributária, podem prejudicar o funcionamento da empresa e agravar algo que poderia ser resolvido mais facilmente, além de impactarem diretamente na reputação da empresa, causando uma queda na sua credibilidade junto aos clientes e ao mercado.

Dados de uma pesquisa realizada pela FGV-SP revelaram que mais de 90% das empresas têm problemas fiscais e podem já ter sofrido ou sofrer a qualquer momento uma sanção da Receita Federal.

Quando sua empresa deve fazer uma auditoria fiscal?

Não existe uma data específica para fazer uma auditoria fiscal, porém, existem situações que mostram a necessidade dessa operação. Utilizar ferramentas e soluções que permitam um acompanhamento mais próximo de todos os processos da empresa faz com que os líderes identifiquem sinais que indicam a necessidade dessa auditoria fiscal. 

Alguns deles, inclusive, são:

• Crescimento acelerado da empresa: aquele momento que a empresa tem uma disparada nas vendas, uma crescente repentina nos pedidos ou alguma situação que aumente o lucro pode fazer com que o regime tributário fique incorreto e os gestores nem percebam. Nesse momento, ter o apoio da auditoria fiscal para não ter problemas com o fisco é importante. Afinal, de nada valerá o crescimento se houver alguma punição fiscal.
  
  

• Mudanças na estrutura da empresa: se a sua empresa fizer uma fusão, uma aquisição de uma outra empresa ou se reestruturar de alguma forma, com a contratação de mais funcionários, ou compra de itens, é importante fazer uma auditoria fiscal para entender quais são os tributos necessários dessa reestruturação.
  
  

• Aumento na fiscalização por parte da Receita Federal: o trabalho feito pela Receita Federal vem sendo ampliado cada vez mais e, auditorias fiscais de maneira digital, permitem que o fisco analise de maneira mais rápida as obrigações da empresa. Estando em conformidade, sua empresa não passa por desafios ou problemas que podem causar impacto no funcionamento.
  
  

• Mudanças na legislação tributária: sempre que houver aumento na legislação tributária, até que as novas leis sejam de fato compreendidas, é importante realizar uma auditoria fiscal. Estar de olho nessas mudanças também é uma obrigação dos gestores. Além disso, uma auditoria fiscal recorrente pode eliminar surpresas com estas mudanças na legislação.
  
  

• Dificuldades financeiras: quando existem dificuldades no fechamento positivo do mês e faltam recursos, uma auditoria fiscal pode auxiliar a deixar esta fase ruim para trás. Ela fará a otimização de gastos, eliminará os pagamentos desnecessários e organizará diversos aspectos para uma administração financeira mais eficiente. Dessa forma, contar com uma auditoria fiscal é um investimento e não um gasto.
  
  

• Recorrência de erros em processos financeiros: sempre que houver erros nos processos financeiros, como pagamentos errados, compras canceladas, pedidos duplicados ou atrasos, é importante contar com o auxílio de uma auditoria fiscal. Isso porque sua empresa pode estar devendo tributos que nem sabe, ou pagando tributos que nem precisa.
  
  

• Pagamento excessivo de tributos: segundo a Receita Federal, 95% das empresas pagam mais tributos do que deveriam, isso porque existem muitas modificações na legislação tributária e as empresas deixam de aproveitar benefícios fiscais por falta de conhecimento. Com o auxílio de profissionais especializados e ferramentas adequadas isso pode deixar de acontecer.
  
  

• Dificuldade em reduzir impostos: quando sua empresa paga impostos demais e não consegue reduzir isso, é importante ter o auxílio de uma auditoria fiscal para saber em quais pontos está falhando e o que pode ser otimizado para que os impostos reduzam. Isso não significa sonegar, mas, sim, otimizar pagamentos e recebimentos para que o imposto pago seja o justo.

Mesmo utilizando aparatos que permitem o acompanhamento mais próximo das etapas, fases e situação da empresa junto à legislação tributária, é possível tornar a auditoria um processo recorrente. Isso fará com que até mesmo os mínimos erros já sejam sanados e o funcionamento correto dos procedimentos fiscais na empresa seja um processo mais fluido.

6 passos para fazer uma auditoria fiscal em sua empresa

Com os processos e relevância de uma auditoria fiscal compreendidos, é fundamental que ela seja preparada para a operação. Nessa atividade, serão definidos os objetivos, levantamento de dados, análise de irregularidades e muitos outros passos fundamentais para o sucesso de todo o processo da auditoria fiscal. 

Os passos principais para isso são:

1. Defina objetivos claros

Um exemplo disso é quando sua empresa está pagando muitos impostos e precisa de uma análise externa para saber se isso está correto ou não. Com esse objetivo, os profissionais analisarão todos os processos tributários, mas darão foco em encontrar o porquê dessa alta demanda em impostos, lhe devolvendo um feedback do que deve ser feito para uma redução.

2. Busque uma consultoria

Profissionais externos têm a capacidade de analisar de maneira mais efetiva a situação que a empresa se encontra, além disso, possuem maior expertise por serem especializados nisso. Junto ao time interno da empresa, esses profissionais conseguirão realizar uma análise bem mais completa.

3. Colete dados

Todos os dados que a empresa produz e recebe são necessários em uma auditoria fiscal, então, faturas, notas fiscais emitidas e recebidas, livros fiscais, folha de pagamento de funcionários e todas as informações possíveis serão de grande valia para que a auditoria seja mais eficiente e consiga transmitir um panorama completo. 

4. Faça uma análise das irregularidades

Por mais que a gestão da empresa não tenha conhecimento da situação fiscal como um todo, pode haver alguma situação em específico que haja conhecimento. Como uma folha salarial desatualizada, um possível desenquadramento de regime tributário, ou outros. Já passar isso para os auditores é fundamental para o processo ser mais rápido.

5. Desenvolva um plano de ações

Com todos os dados levantados, é possível que a empresa tenha que desempenhar algumas atividades para deixar tudo em ordem, para isso, é necessário criar um plano de ações, incluindo a ação necessária, o prazo para resolução, o esforço necessário, os profissionais dedicados a isso e se haverá custos ou não.

6. Faça o monitoramento dos processos

O monitoramento é uma das etapas fundamentais de uma auditoria, que já passou por planejamento, coleta de dados, avaliação, correções e, agora, deve ser monitorada para que tudo o que foi realizado permaneça correto até o próximo processo de auditoria fiscal.

Mantenha seus registros fiscais em dia e veja sua empresa crescer mais

Boa organização, controle, gerenciamento e adesão a soluções, ferramentas e tecnologias para controle financeiro são fundamentais para o crescimento saudável de uma empresa. Deixar o processo mais facilitado no dia a dia e utilizando os recursos adequados é a chave para uma gestão integrada mais eficiente e uma expansão controlada e de sucesso. 

Contar com uma auditoria fiscal, junto a soluções financeiras que facilitam o controle da legislação tributária, é a melhor forma de garantir que a empresa esteja em total conformidade com as leis, não sofrendo punições da Receita Federal e podendo trabalhar e atuar com liberdade e autoridade no mercado.

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