O que é e qual a importância da conciliação bancária em sua empresa

Se comparar o mundo dos negócios com o corpo humano, veria certamente a gestão financeira como a espinha dorsal do sucesso empresarial. Isto porque ela sustenta o funcionamento eficiente de uma das partes mais cruciais para a sobrevivência da empresa: a saúde financeira.

E independente do porte da empresa, seja ela pequena, média ou grande, manter uma gestão financeira atenta e eficiente permite manter um controle rigoroso dos seus números e não apenas para que se mantenha em conformidade com a lei, mas para garantir que ela opere de maneira sustentável e esteja preparada para crescer e enfrentar desafios de forma proativa

Nesse contexto, existe uma ferramenta que tem a capacidade de fortalecer ainda mais a gestão financeira da sua empresa: a conciliação bancária, que permite aos gestores da empresa comparar os registros internos com os extratos das movimentações bancárias empresariais, garantindo que todas as transações sejam devidamente registradas e verificadas.

Assim, é possível ter uma visão clara e precisa do fluxo de caixa, dos custos, das receitas e dos investimentos, permitindo tomar decisões estratégicas assertivas e evitar imprevistos que podem colocar o futuro da empresa em risco.

Por que fazer a conciliação bancária em sua empresa?

Imagine a seguinte situação: você tem uma empresa em pleno crescimento, impulsionada por um motor potente, que é a gestão financeira. Esse motor garante o funcionamento eficiente da sua empresa, guiando-o por um caminho próspero e sustentável. Mas, assim como um motor precisa de engrenagens para funcionar perfeitamente, a gestão financeira também depende de ferramentas precisas para garantir a máxima performance. 

É aí que entra a conciliação bancária, atuando como uma engrenagem essencial para o motor da sua empresa, pois é ela que permitirá “conferir se todas as peças do seu motor estão funcionando em harmonia”. E trazendo para o contexto empresarial, através dela é possível fazer uma comparação dos extratos bancários com os registros contábeis, identificando qualquer inconsistência que possa estar atrapalhando o bom funcionamento da empresa.

Em outras palavras, é como se os gestores passassem um scanner na empresa para:

• Detectar fraudes internas: uma das partes fundamentais da conciliação bancária é a análise documental. Isto é, os gestores passam a comparar todas as entradas e saídas, comparando detalhadamente cada registro. Assim, é possível identificar as transações não autorizadas ou divergências que podem indicar atividades fraudulentas.
  
  
• Aprimorar o planejamento empresarial e financeiro: ao ter uma visão precisa das finanças empresariais, poderá planejar o futuro da sua empresa com mais segurança. Afinal de contas, a conciliação bancária fornece dados confiáveis para prever receitas, despesas e investimentos, permitindo decisões estratégicas mais assertivas.
  
  
• Melhorar a gestão do fluxo de caixa: considerando que o fluxo de caixa é a artéria vital da sua empresa, através da conciliação bancária, você tem um controle rigoroso sobre elas, identificando todas as entradas e saídas de dinheiro para que assim consiga otimizar a gestão do seu capital de giro e evitar problemas de liquidez.
  
  
• Manter o controle rigoroso das transações financeiras: com a conciliação bancária é possível garantir que as transações financeiras da sua empresa estejam devidamente documentadas e contabilizadas - algo crucial para manter a conformidade com as leis fiscais e contábeis e evitar multas e problemas com o fisco.
  
  
• Assegurar a precisão do saldo bancário: saber o saldo bancário real da sua empresa é essencial para tomar decisões financeiras inteligentes e com a conciliação bancária é possível eliminar divergências entre os extratos e a contabilidade, garantindo uma visão precisa da sua situação financeira.

Quando sua empresa deve realizar a conciliação bancária?

Assim como qualquer outra ferramenta que auxilie na análise precisa de números e movimentações de uma empresa, a conciliação bancária não precisa ser feita ininterruptamente 24 horas por dia. Na realidade, ela não exige um prazo ou momento fixo para ser realizada.

Pense que o ideal é a sua realização estar alinhada com as prioridades, necessidades e realidade da sua empresa. Ou seja, qual é a periodicidade ideal para a organização e prestação de contas da sua empresa? A cada um mês? Dois? Três? Em outras palavras, quem define a periodicidade ideal são os gestores conforme as suas estratégias financeiras, bem como o volume de transações da sua empresa e, principalmente, com o seu fluxo de caixa.

Aliás, por falar em fluxo de caixa é essencial entender que isso é algo bem diferente da conciliação bancária, viu?! Infelizmente existem gestões que confundem o fluxo de caixa com a conciliação financeira, quando na verdade são ferramentas diferentes, porém complementares. 

O fluxo de caixa, por exemplo, é como um mapa rodoviário que mostra o movimento das entradas e saídas de dinheiro da sua empresa, te ajudando a planejar o futuro, prevendo receitas, despesas e investimentos. Já a conciliação é o sistema de monitoramento que possibilita ao mapa rodoviário estar sempre atualizado e preciso, ajudando-o a identificar problemas no caminho, como divergências entre registros e o saldo real da sua conta bancária.

Então, qual a periodicidade ideal para a conciliação bancária? 

O aconselhável é que em empresas com alto volume de transações considerem fazê-las de forma diária ou semanal; e aquelas com um volume moderado de transações a execução, o período quinzenal ou mensal é o mais ideal; por último, mas não menos importante, para aquelas com um baixo volume de transações, o período trimestral ou semestral é aconselhado. 

Portanto, lembre-se: quanto maior o volume de transações, maior a necessidade de uma conciliação bancária frequente. Isso porque, com mais movimentações, aumentam as chances de erros e divergências. Ou seja, evite intervalos muito longos entre as conciliações. Um período de 12 meses, por exemplo, pode ser prejudicial para a saúde financeira da empresa. 

Como fazer a conciliação bancária em sua empresa em 4 passos

O registro das movimentações financeiras de uma empresa é um dos processos mais delicados que existe no dia a dia corporativo, isto porque ele envolve uma análise precisa sobre os números, comparando entradas e saídas frequentes, e qualquer erro pode levar os gestores a tomarem decisões imprudentes que comprometem a saúde financeira da empresa.

Portanto, para garantir um controle rigoroso e evitar problemas, é essencial criar um hábito diário de registrar todas as transações e armazenar documentos como notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento, através da conciliação bancária. 

Confira abaixo como fazer a conciliação bancária de forma assertiva: 

1. Estabeleça uma cultura de prestação de contas

Crie o hábito de verificar diariamente as movimentações financeiras da empresa. Isso permite um acompanhamento contínuo e preciso, evitando surpresas desagradáveis e atitudes pautadas pelo medo e insegurança do momento. Lembre-se que estabelecer essa cultura na empresa garante que todos estejam cientes da importância da transparência e do controle financeiro.

2. Realize uma verificação diária de saldos

A gestão dos saldos diários é crucial para manter a saúde financeira da sua empresa. Por isso, procure utilizar algumas plataformas de gestão financeira para facilitar o acompanhamento dos saldos iniciais e finais a cada dia. Afinal de contas, essas ferramentas podem fornecer relatórios e dashboards detalhados e em tempo real, simplificando o processo de verificação.

3. Faça análises detalhadas

Avalie cuidadosamente as datas das movimentações, os prazos de pagamento e outros dados relevantes. Isso ajuda a identificar possíveis inconsistências ou erros que podem comprometer a precisão dos registros financeiros. Além disso, as análises detalhadas garantem que todas as transações estejam corretamente registradas e verificadas.

4. Faça as devidas correções e armazene os dados

Notou erros e inconsistências? Então, procure corrigi-los o mais breve possível, pois isso evitará que as inconsistências se acumulem e dificultem a conciliação bancária, bem como gerar complicações futuras. E por falar em futuro, procure armazenar todas as informações de pagamento de forma organizada e segura - isso facilitará a consulta em caso de necessidade.

Tenha mais visibilidade e controle financeiro em sua empresa

A conciliação financeira é essencial para garantir a saúde e a transparência das finanças empresariais. Realizar esse processo regularmente, sem longos intervalos, assegura uma melhor fluidez no trabalho e evita a acumulação de erros que podem comprometer suas decisões. 

Em outras palavras, quando realizada de forma correta e frequente, ela funciona como um investimento fundamental para o sucesso da sua empresa, dando a visão, o controle e a segurança necessária para desenvolver estratégias assertivas visando o alcance de objetivos.

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