4 dicas para operar no e-commerce com a contabilidade em dia

A regularização do e-commerce é o primeiro passo para os empresários que buscam um crescimento planejado e consciente. Manter a contabilidade em dia, assim como todas as obrigações legais e fiscais, são necessidades imediatas que impactam no dia a dia do trabalho e das vendas. Uma empresa em dia com as suas obrigações tem mais credibilidade e mais oportunidades em benefícios e em vendas.

Seja pela segurança em comprar ou pela facilidade em serviços, como troca, pagamento e entrega, é normal que os consumidores priorizem por e-commerces legalizados e que comprovem isto, através da emissão de notas, transparência e responsabilidade. Somente através da legalidade é possível crescer e além disso, rentabilizar melhor a empresa.

Como começar a operar um e-commerce

Se a sua empresa tem um atendimento focado em redes sociais e gosta de se manter em contato mais direto com o cliente, saiba que isso é muito importante, porém, essa comunicação não deve eliminar o fato de que o seu e-commerce precisa estar alinhado e legalizado. Esse alinhamento tem alguns passos iniciais, que além de importantes, são necessários para que a sua loja possa agir legalmente.

Por isso, a sua empresa precisa:

• Abrir um CNPJ: o primeiro passo é abrir um CNPJ e para isso você precisa contratar um contador, definir o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas-Fiscal), que é a atividade que a sua empresa exerce e definir a configuração da empresa, que são as definições de vendas, impostos, métodos de trabalho e outros. 
  Também será necessário elaborar o contrato social, fazer o registro na Junta Comercial ou no Cartório e então emitir o CNPJ para conseguir os alvarás e outras liberações para o funcionamento. No CNPJ as tributações são menores do que no CPF. 
• Obter a Inscrição Estadual: é o registro para conseguir emitir notas fiscais no seu estado, sem ela você não conseguirá emitir as NF-es das vendas. Em muitos estados ela é automática, mas é sempre importante ter um profissional especializado, que poderá realizar os trâmites de solicitação para você.
• Certificado Digital: este documento é uma espécie de assinatura eletrônica e garante que as transações realizadas virtualmente tenham autenticidade jurídica comprovada. Além disso, ele é crucial para emitir NF-es e realizar consultas fiscais relacionadas ao CNPJ. Pode ser adquirido em certificadoras ou junto a plataformas de emissão de notas, como o Bling. 
• Credenciamento: o credenciamento da nota fiscal pode ser feito tanto pela via municipal, quanto pela estadual, a depender de como a sua empresa trabalha no mercado. Ele é uma espécie de cadastro junto ao órgão (Prefeitura ou Governo do Estado), que permite a emissão de notas fiscais. Além disso, para alguns casos também é necessário um software emissor de nota fiscal e o seu contador pode auxiliar neste credenciamento.

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Entenda como parametrizar o seu emissor ou faturador

A parametrização do seu emissor/faturador serve para que sua Nota Fiscal seja emitida com todas as informações fiscais corretas, sendo elas : CFOP, CSOSN, natureza de operação e muito mais. 

Um contador especializado em e-commerce é indispensável para que todo este processo de parametrização seja feito da devida forma, pois uma má parametrização, pode acarretar em problemas futuros com os órgãos reguladores, e até mesmo, pagamento indevido de impostos. 

A automatização da plataforma de parametrização é essencial para que suas vendas sejam ágeis, sendo que o primeiro passo é a definição do ativador da emissão, como um registro de venda, que ativará a emissão da nota e então, o emissor receberá as informações da ação ativadora, como valor, dados do cliente, endereço e outras. 

Basicamente, imagine que Laura tem um e-commerce de vestuário infantil, ao realizar uma venda, ela precisa emitir a nota fiscal, para não ter que fazer isso manualmente, precisará de uma parametrização de emissão, ou seja, no momento em que seu cliente pagar, uma ativação do mecanismo de emissão de notas será feita e com isso a confecção da nota e envio já com os dados do cliente e da venda.

Desvendando a Nota Fiscal

Após toda a documentação legalizada e em ordem, o e-commerce poderá emitir as notas fiscais normalmente, através de um sistema que faz a emissão automática. Porém, dentro da nota fiscal há diversos campos que a sua empresa deverá preencher para que a nota seja emitida corretamente, sendo os principais:

1. Dados do emitente e do destinatário

Nome da empresa ou da pessoa, endereço da empresa ou da pessoa, CNPJ ou CPF e Inscrição Estadual, caso possua;

2. Forma de pagamento

Deve ser descrita se será à vista ou a prazo, se parcelada também deverá conter as faturas, seus vencimentos e valores.

3. Descrição dos produtos

O nome do produto deve ser descrito corretamente e mostrar de forma clara e objetiva do que se tratou a venda. Estas informações já são cadastradas no sistema emissor.

4. NCM

A Nomenclatura Comum do Mercosul é um número que identifica produtos existentes em países do acordo do Mercosul e é obrigatório, como se fosse o RG do produto, ele delimita se aquele produto é um objeto de plástico, de metal, produtos de beleza, entre outros. No momento da compra do produto, com seu fornecedor, o NCM já é informado, mas também é importante consultar com um profissional ou no sistema da Receita.

4. Série da Nota Fiscal

É a numeração daquele grupo de notas fiscais, podem existir diversas séries e elas servem para organização e controle. Então, para vendas em diversas plataformas, cada uma pode ter uma série.

5. CFOP

É o Código Fiscal de Operações e Prestações e, além de ser obrigatório por lei, ele indica a finalidade do documento emitido. Ele vai definir se aquela operação é dentro ou fora do estado, se é uma venda, uma devolução ou até mesmo uma transferência.

6. Natureza de Operação

É a identificação do que está escrito no CFOP, para que aquele que receba a Nota Fiscal saiba identificar a operação que está acontecendo. Elas podem ser pré-definidas nos emissores de notas fiscais, para que ao colocar a natureza de operação desejada, todos os dados fiscais como CFOP saiam automaticamente. 

7. Dados do frete

É necessário incluir todas as informações de frete, como nome da transportadora, código da responsabilidade do frete, se é do emitente ou destinatário, placa e estado do veículo, CNPJ do transportador, endereço da transportadora, inscrição estadual da transportadora, quantidade de volumes transportados, tipo de volume e o peso da carga.

A tributação do seu e-commerce não precisa ser um problema

A carga tributária brasileira é uma das mais altas do mundo, assim como a fiscalização e aplicação de multas e sanções, por isso, estar em dia com as leis é essencial. Apesar do recolhimento de impostos parecer complexo, a sua validação no dia a dia se torna fácil, ainda mais com a ajuda de profissionais especializados que podem auxiliar na gestão tributária de pequenas empresas de forma eficiente e tranquila.

Além de estar em dia com as obrigatoriedades fiscais, é essencial manter a organização de recolhimentos em dia, assim, sua empresa consegue recorrer facilmente às leis de incentivo fiscal e outros benefícios disponíveis para ajudar no crescimento saudável do e-commerce.

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